דגשים בניהול ספרים:

להלן התייחסות למספר נקודות חשובות:

1. שמירת תיעוד:
על פי הוראות החוק יש לשמור את ספרי הנהלת החשבונות למשך 7 שנים. בהקשר זה ראוי להדגיש, כי לא תקין להוציא קבלות על גבי נייר כימי שנמחק במהלך התקופה.

2. הוצאת חשבונית מס במועד:
חשוב להקפיד על הוצאת חשבוניות תקינות בהתאם למועד החיוב במס הקבוע בחוק מע"מ. להלן מועדי החיוב במס לפי סוג העסקה (המידע הינו כללי בלבד):
• במכירת טובין- מועד העסקה לעניין מע"מ הינו מועד המכירה.
• במתן שירותים- עוסק שמחזור עסקאותיו אינו עולה על 15 מיליון יחויב על בסיס מזומן.
• מכירת מקרקעין- החיוב יחול עם העמדת הנכס לרשות הקונה, אולם אם שולמו סכומים לפני כן, יחול החיוב על הסכומים ששולמו בעת התשלום.

3. חשבון עסקה:
מסמך זה פותר קונפליקט של עוסקים רבים, אשר חייבים במס על בסיס מזומן, אולם לקוחות דורשים חשבונית קודם התשלום. חשבון עסקה אינו מהווה מסמך מחייב בדיווח מע"מ, אלא מהווה כעין דרישת תשלום. לאחר התשלום תופק חשבונית מס.

4. ספר הזמנות:

הפרטים שיופיעו בספר הזמנות:
• מספר סידורי של ההזמנה;
• תאריך קבלת ההזמנה;
• שם המזמין ומענו (למעט אם כתובתו ידועה לעוסק)
• תיאור הפריט או השירות שהוזמנו
מי ינהל ספר הזמנות?
יצרנים, קבלנים, טכנאי שיניים, נותני שירותים ואחרים.
עסקאות שלא חייבות ברישום בספר הזמנות:
כאשר קיימים שלושה תנאים מצטברים:
• השירות בוצע בנוכחות המזמין ושולם מיד בגמר השירות.
• השירות ניתן במקום העסק.
• מיד בגמר השירות נערך תיעוד העשוי להיות קבלה / חשבונית, קבלה או חשבונית.

5. זיכוי:
בשונה מחשבונית אותה חזקה על הלקוח שידרוש ולכן אין הוראות לגבי אופן שליחת החשבונית, זיכוי יש לשלוח באופן שיישאר תעוד שאכן נשלח ללקוח: בדואר רשום, בפקס מתועד, ביד עם אישור קבלה או במייל עם חתימה אלקטרונית (ראה פרוט מיד).

6. ניהול מלאי בעסק יצרני:
עסק יצרני בעל מחזור הכנסות הגבוה מכ-3.8 מיליון ₪, חייב בניהול רישומי מלאי מדויקים של המוצרים ושל החומרים העיקריים, רישומי המלאי אמורים להיות מתאימים לספירת מלאי בכל עת. חשוב להבין, כי תחולת הוראות אלה הינה גם על עסק אשר מייצר באמצעות קבלן!

7. עסק המשלב מכירת מוצרים ומתן שרות:
יש להקפיד על הפרדה בין ההכנסות ממכירות להכנסות ממתן שירות. במקרה ולקוח רוכש שרות ומוצר יחד מומלץ להפריד לשני מסמכים ואם נרשם במסמך אחד יש לפרט בצורה ברורה סכום נפרד. זאת על מנת שהנהלת החשבונות תוכל לערוך הפרדה ולאפשר בחינה בנפרד של הרווח הגולמי לפי פילוח ההכנסות.

מי חייב בניהול ספר הזמנות?

1. יצרנים – פרט להזמנות שעבורן מנוהל ספר תנועות מלאי.
2. קבלנים – פרט לעבודות בנייה שעבורן מנוהל " חשבונות עבודה "
3. בעלי מקצועות חופשיים- רק טכנאי שיניים !
4. יהלומן
5. נותני שרותים ואחרים- פטורים בשלושה תנאים מצטברים :
• השירות בוצע בנוכחות המזמין ותמורתו מתקבלת מיד בגמר השירות.
• השירות ניתן במקום העיסוק הקבוע.
• מיד בגמר השירות נערך תיעוד (קבלה/ חשבונית).
כלומר בעת יציאת הלקוח תמיד יהיה בידו תיעוד כלשהו- הזמנה / חשבונית/ קבלה.

מתי יש לרשום הזמנה?
מיד עם קבלת הזמנה.
משמעות אי רישום הזמנה במועד בספר הזמנות
אי ניהול ספר הזמנות או אי רישום הזמנה מיידית בעת קבלת ההזמנה, עלול לגרום לפסילת ספרי החשבונות של העסק, ולהוצאת שומה לפי מיטב השפיטה לעסק, על כל המשתמע מכך.
מה כלול בספר הזמנות?
1. ספר הזמנות יהיה ספר כרוך.
2. בספר ההזמנות יירשמו – מספר סידורי, תאריך, שם המזמין ומענו, תיאור ההזמנה.